Как оптимизировать рабочее время, чтобы повысить свою продуктивность? Свои размышления на эту тему «Слово и Дело» рассказала директор по персоналу «Академии АйТи» Наталья Донская.

Пандемия коронавируса запустила трансформацию рабочего процесса — и не только цифровую. Поспешный переход на удаленную работу привел к некоторой дезориентации как работодателей, так и сотрудников. Разбираемся, почему тайм-менеджмент и навыки эффективной коммуникации вышли на первый план, вместе с директором по персоналу «Академии АйТи» Натальей Донской.

Как отмечает спикер, работодатели с переходом на «удаленку» испытывают стресс, в том числе, из-за дефицита возможностей в контролировании своих подчиненных. Особенно это касается компаний, где и ранее корпоративная культура отличалась недостатком доверия и сотрудничества. Прямой контроль теряет актуальность: рабочие графики не совпадают по времени и проявляется несвоевременность обратной связи. Работодателей еще больше волнует результативность.

«Сотрудники, ожидая более мягких условий от home-office, наоборот оказались в более сложных ситуациях с повышенными требованиями. Они теряют энергию и время, стремясь воплотить сразу несколько сущностей, разрываясь между домашними заботами, семьей и работой».

По данным исследований ВЦИОМ, в разгар самоизоляции 61% работающих удаленно сотрудников были недовольны таким форматом. Значительная часть опрошенных заявляла, что им требуется прямой контакт с людьми (30%), 15% отвечали, что в домашних условиях невозможно сосредоточиться, и 11% признавались, что совершенно не могут работать дистанционно на полную мощность. Каждый десятый респондент уверял, что надоело сидеть дома, а 9% не хватало офисной атмосферы и работы в коллективе. В числе причин, по которым людям нравится удаленная работа, лидировали «экономия времени на дорогу» (31%), «гибкий график» (26%) и «более спокойная обстановка и домашний комфорт» (17%).

«В офисе нас держит в тонусе сама атмосфера, коллеги, руководитель. А расслабленная обстановка дома не очень-то способствует продуктивности. Теперь каждый вынужден контролировать себя сам. Отсюда вопрос — как умело переключаться и не отвлекаться, пока работаешь дома? Благодаря новым условиям труда мы вынуждены оперативно перестраиваться. Это может положительно повлиять на развитие soft skills, которые принесут реальную пользу в будущем. Удаленный формат работы требует высокой самоорганизации, а наши навыки тайм-менеджмента — серьезной прокачки. После неудачных попыток все успеть, в связи со сдвигом рабочего графика и потерей различия между рабочим временем и личным, мы естественным путем или посредством литературы, обучающих курсов начинаем понимать, насколько важно правильно расставлять приоритеты, адекватно оценивать временные и энергетические ресурсы, ставить перед собой реалистичные цели».

Управление временем, по сути — это управление собой, своими личностными качествами. А успех на работе зависит не только от того, насколько хорошо человек разбирается в своей профессии, но и от того, как умеет управлять своей эффективностью и выстраивать коммуникации с коллегами. Но как оптимизировать рабочее время, чтобы повысить свою продуктивность?

Самое первое, чему учит тайм-менеджмент — это приоритизация задач и выполнение их в определенном осознанно-выбранном порядке. Для этого можно использовать матрицу «Срочное/важное», в которой все дела делятся на 4 типа, исходя из критериев важности и срочности. Максимальной активности требуют от нас важные, но несрочные дела.

Также необходимо учиться делегировать обязанности, например несрочные и неважные дела, не требующие глубоких профессиональных знаний и умений. На то, сколько времени у нас занимает выполнение той или иной задачи, также влияют ясность цели, способы работы, затраты усилий и средств, внутренние или внешние препятствия, в том числе поглотители времени (социальные сети, телевизор, отвлекающие неважные разговоры и прочее).

«Значительная часть управления временем заключается также в оптимизации процессов взаимодействия людей. При переходе на удаленную работу произошли еще одни изменения — в коммуникациях. Письменная речь стала играть более значительную роль. На первый план вышли новые каналы общения.  Важно обратить особое внимание на навыки делового общения, способность ясно и четко формулировать свои мысли. У разных людей разные представления о профессиональной этике, о срочности и качестве работы, сказывается незнание фактической загрузки коллег. Тем ценнее становятся навыки эффективных коммуникаций, управления конфликтами, эмоциональный интеллект». 

Для снижения риска возникновения непонимания в коллективе, желательно выработать общие принципы, в которых задачи будут выполняться в нужное время, и у участников команды не будет возникать ощущения информационного вакуума или, наоборот, постоянного аврала. У удаленной работы есть и положительные стороны — у людей появилась прекрасная возможность для обучения и развития как в процессе выполнения задач, так и путем прохождения специальных курсов.

Наконец-то есть время заняться собой и прокачать навыки. Пандемия послужила толчком к изменениям и инновациям. Именно сейчас настало время инвестировать в технологии и обучение сотрудников, подытожила спикер. 

К списку новостей Следующая